Enterprise Content

Termín zahrnuje správu jakéhokoliv obsahu. Enterprise Content Management lze tedy pojímat jako pojem nadřazený pojmům Document Management System - DMS, nebo Electronic Document Management System - EDMS. Zahrnuje tedy správu veškerého obsahu, nejen konkrétních dokumentů. Zřejmě nejlepší formou překladu pojmu Enterprise Content Management by bylo správa/řízení veškerého obsahu, případně správa/řízení digitálního (digitalizovaného) obsahu.

Gartner vydává svůj Enterprise Content Management Magic Quadrant, přičemž každá zmíněná společnost považuje za vítězství už to, že se v něm (kdekoliv) objeví, protože to znamená, že má vynikající řešení a v oboru představuje zajímavého hráče. Magický kvadrant Enterprice Content Management systémů 2012 společnosti Gartner si můžete stáhnout (po registraci) zde.

Enterprise Content Management systémy jsou čím dál důležitější součástí podnikových systémů, neboť dochází k dramatickému nárůstu množství informací při současném tlaku na zrychlování rozhodovacích procesů. S trochou nadsázky se tedy dá konstatovat, že bez využití Enterprise Content Management systému je vedení firem pod obrovským časovým tlakem, aniž by mělo v ruce nástroj jak odfiltrovat nedůležité informace a naopak rychle vyhledat jen ty podstatné. Důležitost ECM systémů bude v čase dále narůstat a správné využití se stane klíčovým faktorem v úspěchu řízení středních a velkých firem. Vzniká tak celá oblast, která začíná být nazývána Big-Data, zaměřující se na vytěžování podstatných informací pro rozhodování.

Na úrovni správy dokumentů systémy zajišťují automatické bezchybné verzování dokumentu. Každý uživatel si může být jistý, že pracuje právě s tou správnou verzí a případně si může prohlížet nebo se vracet k verzím předchozím. Enterprise Content Management systém eviduje kdo a kdy udělal jaké změny, čímž podporuje zásadním způsobem týmovou spolupráci.

Enterprise Content Management tedy nahrazuje neproduktivní hledání, porovnávání, či emailový ping-pong a úvahy o tom, na jakém síťovém disku, či u jakého kolegy skončila poslední verze konkrétního dokumentu.

Uživatelé musí mít k obsahu přístup kdykoliv ho skutečně potřebují a bezpečnost musí být řízena uživatelským oprávněním, proto kvalitní Enterprise Content Management systémy musí podporovat přístup k dokumentům odkudkoliv, kdykoliv na jakémkoliv zařízení (PC, tablet, mobil).

Zároveň i z nejjednoduššího zařízení (chytrý mobil) musí existovat možnost schválit dokument, nebo pracovní postup (workflow).

Vyhledávání pomocí Enterprise Content Management musí umožnit najít obsah / dokument / email atp. nejen dle třídících kritérií (metadata, tagy) a názvu souborů, ale dle vnitřního obsahu - fulltextově. Tak může Enterprise Content Management ušetřit 15-20% pracovního času zaměstnanců. Pokud je vyhledávání hbité (a využívá indexaci v databázi) je rychlost návratnosti investice blesková (2-8 měsíců - s počtem uživatelů se zkracuje doba návratnosti).

Papírové dokumenty je možné digitalizovat a realizovat tak moderní "paper-less-office" - bezpapírovou kancelář. Buď mohou být digitalizovány základním způsobem a tříděny třídícími kritérii, pak vyhledávání probíhá na úrovni zatřídění a názvu souboru.

Další možností je digitalizování dokumentů s využitím optického rozpoznávání znaků - OCR - potom je možné samozřejmě vyhledávat v takovém například .PDF dokumentu také na úrovni full-textu, jako kdyby byl dokument vytvořen elektronicky.

Pro volbu jaké typy dokumentů budou "vytěžovány" pomocí optického rozpoznávání znaků a jaké budou pouze jednodušším způsobem digitalizovány a tříděny je dobré věc konzultovat a zvážit, kde se fulltextové vyhledávání uplatní a má smysl a naopak.

Americký test TopTenReviews srovnával deset aplikací z oblasti Enterprise Content Management - výsledky v češtině zde.

V testu nejlépe hodnocený dokument management systém M-Files splňuje vlastnosti dobrého Enterprise Content Management systému.